Automatische Textkürzungen in Adobe InDesign: Effizienzsteigerung durch InDesign-Scripting im Zusammenspiel mit KI

Wenn der Abgabetermin für die Broschüre an die Druckerei näher rückt, steigt die Nervosität aller Beteiligten. Grafikern und Textern bleibt oft nichts anderes übrig, als Überstunden zu leisten, um die Publikation rechtzeitig und in der gewünschten Qualität fertigzustellen. Wäre es da nicht hilfreich, die Abstimmungsprozesse zwischen Grafik, Lektorat und Textern im Vorfeld zu straffen, um Stress zu vermeiden?

Die Aufgabenstellung: In einem Verlag wurden Manuskripte bisher an Grafiker übergeben, die diese in das Reinlayout in einem InDesign-Dokument übertrugen. Dabei stellte sich oft heraus, dass manche Texte zu lang für die vordefinierten Textrahmen im InDesign-Layout waren. Die zu langen Texte mussten dann von den Textern gekürzt und erneut an die Grafiker geliefert werden. Dieser Prozess wiederholte sich teilweise mehrfach, bis alle Texte genau die richtige Länge aufwiesen. Der Verlag benötigte daher eine Erweiterung für Adobe InDesign, die mittels InDesign-Scripting überlaufenden Text in Textrahmen automatisch so bearbeitet, dass kein Überlauf mehr entsteht. Mithilfe von KI-Funktionen sollten Texte gekürzt werden, indem Nebensätze gestrichen, Synonyme verwendet, Füllwörter vermieden und Adjektive eingesetzt werden.

Die Lösung: T+S entwickelte eine Adobe InDesign-Erweiterung, mit der der Grafiker bestimmen kann, durch welche Maßnahmen ein Text gekürzt werden soll:

• Nebensätze streichen
• Synonyme verwenden
• Füllwörter vermeiden
• Adjektive verwenden

Die Erweiterung erstellt automatisch einen KI-Prompt mit Kürzungsanweisungen und dem zu kürzenden Text, der an OpenAI gesendet wird. Anschließend wird von der InDesign-Erweiterung der gekürzte Text anstelle des ursprünglichen langen Textes in den Textrahmen eingesetzt. Sollte der Text noch immer zu lang sein, werden je nach Einstellung entweder vollautomatisch angepasste KI-Prompts durch die InDesign-Erweiterung erstellt, oder der Grafiker gibt explizite Anweisungen welche weiteren Kürzungsmaßnamen vorgenommen werden sollen.

Die KI kürzt den Text so, dass er in den Textrahmen passt und gleichzeitig die zentrale Aussage des Textes erhalten bleibt. Durch den Einsatz von KI sparen Layouter, Texter und Lektorat wertvolle Zeit. Das aufwändige Hin und Her bei der Kürzung von Texten gehört der Vergangenheit an. Die lange Version des Textes bleibt im Hintergrund des InDesign-Dokuments erhalten. Sollte die maschinengenerierte Kürzung nicht optimal sein, kann die ursprüngliche Version des Textes jederzeit durch den Grafiker wiederhergestellt und anschließend manuell durch den Texter gekürzt werden.

Durch die Verknüpfung von InDesign-Scripting mit künstlicher Intelligenz (KI) konnte der Kunde die internen Abstimmungsprozesse deutlich verkürzen und effizientere Abläufe bei der Erstellung von Publikationen schaffen, was wiederum alle Beteiligten entlastet.