Update von Staffelpreisen und Staffelmengen

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Effiziente Aktualisierung von Staffelpreisen und Staffelmengen in InDesign-Preiskatalogen

Die Aktualisierung von Preisen in einem manuell erstellen InDesign-Preiskatalog steht an. Einen Blick in den Katalog verrät: Die Preise sind mit Staffeln verbunden, organisiert in Tabellen. Jede Tabelle wartet darauf, abgearbeitet zu werden. Das erfordert stundenlanges, ja tagelanges, Kopieren und Einfügen, aus einer Excel-Tabelle rein ins InDesign-Dokument.

Und wenn nicht nur die Preise, sondern auch die Staffelmengen, zu aktualisieren sind? Dann gibt es eben noch mehr Arbeit pro Tabelle. Die Preisstaffeln im InDesign-Dokument müssen doch an die neuen Vorgaben einer Excel-Tabelle aus dem ERP-System angepasst werden.

Die Aktualisierung eines Kataloges mit 2000 Artikeln und 4 Staffelmengen pro Artikel kann inklusive Korrekturlesen schon mal zwei bis drei Wochen in Anspruch nehmen.

Zusätzlich ist die manuelle Aktualisierung durch das ständige Kopieren und Einfügen sehr fehleranfällig. Es ist verständlich, dass solche Aufgaben gerne aufgeschoben werden und unter Grafikern unbeliebt sind.

Automatisches Update  von Preislisten mit InDesign-Plugin

Wir von T+S erleichtern Ihnen die Aktualisierung von Staffelpreisen und Staffelmengen in Ihrem Preiskatalog – mithilfe einer speziellen InDesign-Erweiterung verbinden wir Excel mit InDesign. Damit bringen Sie alle Preise und Staffelmengen in jeder Tabelle und jedem Block blitzschnell und fehlerfrei auf den neuesten Stand.

So entsteht ein optimierter Produktkatalog mit genauen und aktuellen Informationen, unabhängig von der Anzahl der dargestellten Staffelpreise.

Optimale Anpassung an verschiedene Preisdarstellungsformate

Die InDesign-Erweiterung von T+S berücksichtigt verschiedenste Staffelmengen- und Staffelpreislayouts.

Die Staffeln in der Tabelle können horizontal oder vertikal in Tabellen formatiert sein. Unsere InDesign-Erweiterung aktualisiert die gesamten Tabellen schnell und präzise, egal wie die Darstellung aussieht.

Horizontale Darstellung im Layout des InDesign-Preiskatalogs
Vertikale Darstellung im Layout des InDesign-Preiskatalogs

Welche Datenquellen verarbeitet das InDesign-Plugin?

Das Plugin arbeitet mit folgenden Datenquellen:

  • Excel-Dateien
  • CSV-Dateien
  • JSON-Dateien
  • XML-Dateien
  • REST-Webservice

Die beiden häufigsten Preisstrukturen, die wir in unseren täglichen Arbeit sehen, sind unten dargestellt. 

Solange die Informationen über Preisen und Staffelmengen in Tabellenform organisiert sind, werden die Preis- und Staffeldaten korrekt gelesen und damit die Preise und Staffelmengen in den InDesign-Tabellen aktualisiert.

Vorteile einer automatischen Aktualisierung von Staffelpreisen und Staffelmengen im InDesign-Preiskatalog

Über ein InDesign-Plugin wird jede einzelne Tabelle in Ihrem Katalog direkt aus dem ERP-System mit den richtigen Daten versorgt. Das bietet Ihnen folgende Vorteile an:

  • 100 % Übereinstimmung: Preise und Mengen im InDesign-Dokument stimmen mit den Vorgaben aus dem ERP-System überein.
  • Schnelligkeit und Effizienz: Die Preis- und Staffelmengen-Aktualisierung wird schnell und ohne großen Aufwand abgeschlossen.
  • Flexibilität: Last-Minute-Änderungen sind jederzeit möglich.
  • Transparenz: Es ist jederzeit nachvollziehbar, welche Preis- und Staffelmengen geändert wurden und welche unverändert blieben. Dies erleichtert die Kontrolle und beschleunigt alle Prozesse.
  • Fehlererkennung: Falsche Artikelnummern im InDesign-Dokument können leicht identifiziert und korrigiert werden.

Mit Leichtigkeit einen Katalog mit aktuellen Staffelpreisen generieren

Dank der InDesign-Erweiterung von T+S wird die lästige Arbeit der Preiskatalog-Aktualisierung zum Vergnügen. Mit nur einem Klick aktualisieren Sie alle Staffelmengen und Staffelpreise – so oft Sie wollen, wann Sie wollen.

Werden Sie in Ihrem Unternehmen für Effizienz und Zuverlässigkeit bekannt, indem Sie Ihre Kataloge effizient aktualisieren – mit einer InDesign-Erweiterung von T+S. Entdecken Sie, wie einfach und mühelos die Aktualisierung Ihrer Preiskataloge sein kann!

Automatisieren Sie noch heute die Aktualisierung von Staffelpreisen und Staffelmengen in Ihren Preiskatalogen

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Database Publishing

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Was ist Database Publishing?

Database Publishing ist eine Methode, um Kataloge effizienter und personalisierter zu erstellen. Dabei werden Inhalte formatfrei in Datenbanken gespeichert und zum Zeitpunkt der Kataloggenerierung automatisch nach zuvor definierten Regeln auf Seitenvorlagen zusammengestellt. Das führt zu einer schnellen und kostengünstigen Katalogproduktion.

Was sind drei Vorteile von Database Publishing?

Ein großer Vorteil von Database Publishing ist die Möglichkeit, personalisierte Kataloge für verschiedene Zielgruppen zu erstellen. Durch die Verknüpfung von Datenbanken mit dem Publishing-Tool können Unternehmen gezielt auf die Bedürfnisse und Interessen ihrer Kunden eingehen. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer besseren Conversion-Rate.

Ein weiterer Vorteil ist die Konsistenz der Daten. Durch die zentrale Verwaltung von Informationen in der Datenbank wird sichergestellt, dass alle Produktinformationen korrekt und aktuell sind. Dies minimiert Fehler und reduziert den Aufwand für die manuelle Überprüfung von Daten.

Database Publishing ermöglicht auch eine schnellere Aktualisierung von Katalogen. Änderungen an Produktdaten können einfach in der Datenbank vorgenommen werden und werden automatisch in den Katalog übernommen. Dies spart Zeit und sorgt dafür, dass Kunden immer die neuesten Informationen erhalten.

Insgesamt bietet Database Publishing viele Vorteile für die Katalogproduktion. Unternehmen können effizienter arbeiten, personalisierte Inhalte erstellen und die Kundenzufriedenheit steigern. Es ist eine moderne und zukunftsweisende Methode, um Kataloge zu erstellen und den Anforderungen des digitalen Zeitalters gerecht zu werden.

Wie kann T+S meinem Unternehmen helfen, die Vorteile des Database Publishing voll auszuschöpfen?

Der Datenbankteil des Database Publishing ist das Herzstück eines Produktinformationssystems (PIM-System) oder Stammdatenmanagementsystems (MDM-System). T+S bietet ein ausgereiftes PIM-System namens Contene an. Wenn Sie Ihre Produktdaten in Contene pflegen, können Sie Ihre Katalogproduktionsprozesse in hohem Maße automatisieren. Produktinformationen, Produktbilder und Metadaten zu den Produkten werden in Contene gespeichert und dann weiterverarbeitet oder in Vorlagen und Layouts eingefügt.

T+S unterstützt Sie bei der Entwicklung moderner Database-Publishing-Prozesse, von der Diskussion Ihrer Anforderungen über die Evaluierung des besten Weges zur Erstellung von Katalogen und technischen Dokumenten bis hin zur Einführung von Contene in Ihrer Umgebung, wenn dies die beste PIM-Systemlösung für Sie ist.

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Mit Plugins die neuen Funktionen von InDesign 2024 nutzen

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Die neuen InDesign 2024 Funktionen können auch von Plugins genutzt werden

InDesign bietet eine API (Application Programming Interface), über die Plugins auf Funktionen und Daten in InDesign zugreifen können. Die API ermöglicht die Kommunikation zwischen dem Plugin und der InDesign-Anwendung. 
So ist es möglich auch auf die neuen Features in InDesign 2024 zuzugreifen:

Automatisches Formatieren mehrerer Textrahmen und Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Stilpaketen
Vereinfachen Sie komplexe Formatierungsaufgaben, indem Sie mehrere Textrahmen mit „Automatisch formatieren“ formatieren. Sie können die von Abobe vorgegebenen Stilpakete verwenden oder eigene Stilpakete erstellen und verwalten, um dokumentenspezifische Änderungen oder über Ihr gesamtes InDesign-Konto hinweg Änderungen vorzunehmen.

Suchen nach Text und Anpassen von Analytics in veröffentlichten Dokumenten
Integrieren Sie Google-Mess-ID beim Veröffentlichen Ihrer Dokumente, um den Datenverkehr und die Interaktionen zu messen. Sie können jetzt Ihre veröffentlichten Dokumente auf allen Geräten nach beliebigem Text durchsuchen. Während Sie Text auf Geräten mit Touchscreen nur durchsuchen können, können Sie auf Desktops und Laptops Text suchen und kopieren.

Dateinamensuffix in JPEG- und PNG-Exporten
Beim Exportieren in das JPEG- oder PNG-Format können Sie Suffixe hinzufügen, z. B. fortlaufende Zahlen, Seitenzahlen und Seitengrößen. Sie können dieselbe Datei, die in unterschiedlichen Größen für verschiedene Plattformen oder Stakeholder gespeichert wurde, anhand der Suffixe unterscheiden und leicht filtern.

Ausblenden von Druckbögen
Möchten Sie beim Präsentieren oder Exportieren eines Dokuments Ihre Entwurfsdruckbögen auslassen? Jetzt können Sie in InDesign Druckbögen ausblenden. Die ausgeblendeten Druckbögen sind im Präsentationsmodus von oder beim Export Ihres Dokuments in die Formate PNG, JPEG, PDF (Druck) oder PDF (interaktiv) nicht sichtbar.

Harfbuzz als Standard-Formgebungs-Engine im globalen Setzer
Mit Harfbuzz als Standard-Formgebungs-Engine im globalen Setzer erhalten Sie eine verbesserte Formgebung und korrektes Rendern von Glyphen für indische und MENA-Sprachen in InDesign.

Wenn Sie also diese neuen Features nutzen wollen, dann ist es nur ein kleiner Schritt im Plugin weitere Design- und Produktionsaufgaben zu automatisieren.

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Umfangreiche Katalogproduktionen in Adobe InDesign

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Wenn man einen umfangreichen Katalog mit mehreren hundert Seiten erstellt, gilt es einige Dinge zu beachten, die dabei helfen, dass das Projekt erfolgreich verläuft. Im Folgenden haben wir sechs essenzielle Tipps zusammengestellt, die helfen, den Überblick zu behalten und Stolpersteine zu umschiffen:

  1. Dokumentengröße begrenzen

    Erstellen Sie Dokumente, die kleiner als ca. 100 Seiten sind. Dadurch lädt InDesign Ihre Dokumente viel schneller und kann alle Seiten gleichzeitig im Hauptspeicher Ihres Computers halten. Kleinere Dokumente laden schneller und sind einfacher zu handhaben. Dies verbessert die Performance und Stabilität von InDesign.

  2. Adobe InDesign Buchfunktion nutzen

    Wenn Sie Ihr Projekt in InDesign beginnen, legen Sie zusammen mit dem ersten Dokument auch gleich ein InDesign-Buch an. Das hilft Ihnen, sobald mehrere Dokumente im Buch verbunden sind, bei der Synchronisierung von Seitenzahlen, Zeichenformaten, Absatzformaten, Tabellenformaten, Zellformaten und Objektformaten. Die Buchfunktion unterstützt Sie auch bei Verweisen zwischen den Dokumenten und beim Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses.

  3. Adobe Cloud für die Buchdatei nutzen

    Legen Sie die Buchdatei in die Adobe Cloud, wenn Sie zusammen mit anderen Kollegen gleichzeitig an verteilten Dokumenten arbeiten. Damit synchronisieren Sie die Formate über Netzwerkgrenzen hinweg. Alle Dokumente verfügen somit über die gleichen Formatdefinitionen.

  4. „Speichern unter“ statt „Speichern“ verwenden

    Nutzen Sie ab und zu den Befehl „Speichern unter“ anstelle von „Speichern“, wenn Sie die Änderungen in Ihren Dokumenten speichern wollen. Das verkleinert die Dateigröße Ihrer InDesign-Dokumente erheblich, da das Dokument komplett neu geschrieben wird. „Speichern“ belässt die alten Seiten- und Objektversionen der internen Dokumentenstruktur und fügt die Neuerungen lediglich am Ende der Datei hinzu. Erst mit „Speichern unter“ werden alle internen Dateiverweise neu geschrieben und damit die Datei bereinigt.

  5. Preflight-Funktion nur bei Bedarf aktivieren und Anzeigequalität von Bildern reduzieren

    Schalten Sie die Preflight-Funktion von InDesign nur ein, wenn Sie Ihr Dokument auf potenzielle Fehler prüfen wollen. Ansonsten lassen Sie die Funktion ausgeschaltet. Damit reduzieren Sie die Prozessorlast erheblich und helfen InDesign dabei, mehrere umfangreiche Dokumente gleichzeitig im Hauptspeicher zu halten. Wenn Sie zusätzlich die Anzeigequalität von Grafiken reduzieren, können Sie viel schneller zwischen den Seiten des aktuellen Dokuments wechseln und flüssiger arbeiten.

  6. „Fehlende Verknüpfungen suchen“ ausschalten

    Deaktivieren Sie in den Voreinstellungen von InDesign die Prüfung auf fehlende Verknüpfungen (Bilder/Grafiken). Dadurch entfällt die lästige Wartezeit beim Öffnen des Dokuments, da nicht geprüft wird ob alle Bilddateien tatsächlich vorhanden sind.

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Telefon: +49 89 54746 433

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Preise aktualisieren – 100 % automatisch!​

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  • Sparen Sie langfristig Zeit und Geld indem Sie InDesign-Scripts von T+S anwenden
  • Reagieren Sie schnell und flexibel auf Preisupdates und Last-Minute Änderungen

Sicherlich kennen Sie diese Situation: Der neue manuell erstellte Katalog ist fertig, nur noch ein paar Last-Minute-Änderungen einarbeiten, dann ist er bereit zur Veröffentlichung. Wieder mal geschafft! Und was bei Preiserhöhungen? Dann müssen Sie alle Preise im Katalog – Artikelnummer für Artikelnummer – aus einer Excel-Datei mit Kopieren-und-Einfügen in das InDesign-Dokument übertragen. Wenn dann tausende alte Preise gegen neue Preise auszutauschen sind, dauert diese Aufgabe sehr lang und sie ist obendrein fehleranfällig.

Muten Sie Ihren Kunden jahrelang veraltete Preiskataloge und ellenlange Preislisten zu, nur weil das manuelle Aktualisieren der Preiskataloge zu aufwändig ist?

Es gibt eine Lösung: InDesign-Scripting.

InDesign-Scripte zum Aktualisieren von Preise von T+S analysieren zunächst die manuell erstellten Preiskataloge, indem sie Artikelnummern und dazugehörige Preise ermitteln. Dann suchen die InDesign-Scripte in bereitgestellten Excel-Dateien nach den gefundenen Artikelnummern, lesen die Preise aus, und ersetzen im InDesign-Dokument die alten Preise durch aktuelle Preise.

Jeder manuell erstellte Preiskatalog hat seine speziellen Eigenheiten: Manchmal stehen Artikelnummer und Preis getrennt durch einen Tabulator in einer Absatzstruktur. Bei anderen Katalogen sind Artikelnummer und Preis in einer Tabelle angeordnet. In Kreuztabellen ergibt sich der Preis aus einer Kombination von Angaben im Tabellenkopf und der Tabellenzeile. Durch den Einsatz von individuellen InDesign-Scripten werden diese Eigenheiten berücksichtigt und für jeden Fall die optimale Lösung entwickelt.

T+S bietet sogar Lösungen für Fälle in denen die Artikelnummer gar nicht im InDesign-Dokument hinterlegt ist. Mit einem speziellen InDesign Plugin taggen Sie die betroffenen Preise unsichtbar mit Artikelnummern. Ein einmaliger Aufwand, der sich beim nächsten Preisupdate auszahlt.

Preisaktualisierungen in Minuten statt Tagen

Individuelle InDesign-Scripte von T+S zum Preisupdate in existierenden Preiskatalogen ermöglicht Preisaktualisierungen in Minuten statt Tagen oder gar Wochen. Alle ersetzten Preise erhalten eine spezielle Markierung im InDesign-Dokument, damit Sie visuell erkennen können, welcher Preis ersetzt wurde. Sollte ein Preis nach einem Aktualisierungslauf nicht markiert sein bedeutet das, dass die Artikelnummer in Dokument nicht in der Excel-Datei gefunden wurde: Entweder weil die Artikelnummer falsch ist, oder weil die korrekte Artikelnummer nicht in der Excel-Datei enthalten ist. Die optische Prüfung gibt Ihnen die Sicherheit, dass auch alle Preise aktualisiert  wurden. Manche unserer Kunden haben auf diese Weise schon Fehler in ihren Preiskatalogen gefunden, die seit vielen Jahren niemandem aufgefallen sind.

Mit den speziell an Ihre Bedürfnisse angepassten InDesign-Scripten reagieren Sie flexibel bei Preisanpassungen und Last-Minute-Preiseänderungen. Auf Knopfdruck – innerhalb von wenigen Minuten – sind die aktuellen Preise eingespielt. Fehlerfrei, jedes Mal.

Unser neues Video über das Aktualisieren von Preisen mit InDesign Scripting ist online.

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Wie man mit »Bedingter Text« unterschiedliche Katalog-Versionen in einem einzigen InDesign-Dokument verwaltet

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Nutzen Sie ein einziges InDesign-Dokument um Preise in unterschiedlichen Währungen oder Texte in verschiedenen Sprachen anzuzeigen oder zu verstecken

Wir bei T+S nutzen die Funktion »Bedingter Text« beim Entwickeln von InDesign-Scripts um verschiedene Versionen eines Dokuments leichter verwalten zu können. Was ist »Bedingter Text« und wie kann es angewendet werden, wenn Dokumente mit Preisen in unterschiedlichen Währungen oder verschiedenen Sprachen verarbeitet werden? In diesem Blog-Eintrag erklären wir, was »Bedingter Text« macht und geben Ihnen zwei Beispiele wie »Bedingter Text« die Arbeit mit unterschiedlichen Versionen ein und des selben Dokuments vereinfacht.

»Bedingter Text« ist eine Standardfunktion in Adobe InDesign. Sie finden sie im Menüpunkt Fenster > Schrift und Tabellen > Bedingter Text. Um die Funktion zu nutzen, wird einem bestimmten Text eine Kategorie (Bedingung) zugeordnet, deren Name frei vergeben werden kann. Beispielsweise sollen in einer Preisliste abwechselnd Preise in Euro und US-Dollar angezeigt werden. Dazu werden zwei Kategorien (Bedingungen) „EUR Preis“  und „USD Preis“ angelegt. Die jeweiligen Euro- und US-Dollar-Preise werden markiert und den entsprechenden Bedingungen zugewiesen. Jetzt kann durch an- und abwählen der Sichtbarkeit der Bedingungen bestimmt werden, ob nur Euro-Preise oder nur US-Dollar-Preise im Dokument sichtbar sind.

Wenn ein Grafiker »Bedingter Text« nutzt um verschiedene Katalog-Versionen in einem einzigen Dokument zu verwalten, vereinfachten sich viele Arbeitsschritte in der Folge. Die Alternative dazu wäre es, mit mehreren Dokumenten zu arbeiten, sprich, nach der Fertigstellung der deutschen Preisliste, wird diese Kopiert und daraus die englische Preiseliste erstellt. Ein anderer Weg wäre es die unterschiedlichen Inhalte in einem Dokument, in vielen Ebenen zu verwalten. Beide Varianten haben den Nachteil, dass Positionsänderungen von Textrahmen im ersten Dokument auch Änderungen im zweiten Dokument bedeuten. Der Vorteil von »Bedingter Text« hingegen ist, dass es nur ein Dokument zu verwalten gilt. Alle Änderungen finden in dem selben Textrahmen statt. Ändert man die Position dieses Textrahmens, so werden automatisch alle anderen Versionen gleichzeitig auch verschoben.

Wenn Preiskataloge nicht nur in zwei Versionen veröffentlicht werden, sondern in zehn oder mehr Versionen kann mit »Bedingter Text« viel Aufwand eingespart werden.

Unser zweites Beispiel betrifft einen Katalog, der in fünf Sprachen erstellt werden soll. Es wird ein Dokument erstellt und verwaltet, das Text in allen fünf Sprachen enthält. Der gesamte englischsprachige Text im Katalog wird der Kategorie (Bedingung) „Englisch“ zugeordnet, der spanische Text der Kategorie „Spanisch“, der französische Text der Kategorie „Französisch“ und so weiter für die beiden anderen Sprachen. Wenn der spanischsprachige Katalog in eine PDF-Datei ausgegeben werden soll, wird die Bedingung „Spanisch“ angewendet. Sofort wird der Text der anderen vier Sprachen ausgeblendet und nur der Text mit dem Label „Spanisch“ ist zu sehen. Anschließend wird der spanische Katalog als PDF-Datei ausgegeben. Die vier verbleibenden Kataloge können auf ähnliche Weise erzeugt werden, indem die jeweiligen Bedingungen der Reihe nach angewendet werden. Somit wird nur ein einziges Dokument verwaltet, es können jedoch fünf Versionen des Katalogs ausgegeben werden.

Bedingungen können sogar definiert und dann zu Sets kombiniert werden. So ist es möglich, verschiedene Versionen eines Katalogs zu erstellen, die mehrere Bedingungen erfüllen, z. B. „Preis ist in britischen Pfund und Sprache ist GB-Englisch“, „Preis ist in US-Dollar und Sprache US-Englisch“ und „Preis ist in Euro und Sprache ist GB-Englisch“.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verwendung von »Bedingter Text« die Produktivität verbessert, da der Zeitaufwand für die Aktualisierung mehrerer Versionen eines Dokuments entfällt, wenn die Verwaltung einer Version einfacher wäre. Außerdem erübrigt sich dadurch der Umgang mit Dokumenten-Ebenen.

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Viele Datenquellen in InDesign-Scripting Workflows

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Wir bei T+S werden immer wieder mal von unseren Kunden gefragt, an welche Datenquellen InDesign-Scripting Extensions bzw. Plugins angeschlossen werden können.

Zunächst kann man zwischen Online-Datenquellen und Offline-Datenquellen unterscheiden. Eine Online-Datenquelle stellt einen direkten Live-Zugriff auf eine Datenbank oder ein PIM-System her. Dagegen ist eine Offline-Datenquelle immer eine Datei, die von einem Datensystem erzeugt wurde, und die dann zu einem späteren Zeitpunkt durch InDesign verarbeitet wird. Beide Varianten können Vor- und Nachteile haben, die vom jeweiligen Einsatz anhängen.

InDesign-Extensions bzw. Plugins können folgende Offline-Datenquellen anbinden:

  • Excel-Dateien
  • CSV-Dateien
  • XML-Dateien
  • JSON-Dateien

Bei den Onliine-Datenquellen sind zu erwähnen:

  • Web Service (REST oder SOAP)
  • ODBC-Datenbankzugriff
  • Nativer Datenbanktreiber

Excel-Dateien

Excel-Dateien können von einem InDesign-Plugin direkt eingelesen werden. Wir bei T+S empfehlen es allerdings nicht, da Excel-Dateien sehr viele „Fallstricke“ wie »ausgeblendete Spalten«, »Formatierte Zellen« oder „angewendete Filterbedingungen« enthalten können. Diese Varianten müssen beim Import berücksichtigt werden und machen die Entwicklung der Import-Routine aufwändig, bevor man überhaupt zur eigentlichen Aufgabe – der Automatisierung – gekommen ist.

Eleganter ist es, den Inhalt einer Excel-Datei über die Zwischenablage mit Copy & Paste in ein Textfeld innerhalb eines von T+S entwickelten Plugins einzufügen. Der Weg über die Zwischenablage entfernt alle Formatierungen und macht den Importvorgang schnell und überschaubar. Durch dieses Vorgehen erhält man immer eine mit Tabulatoren separierte Textdatei.

CSV-Dateien

CSV-Dateien sind flache Textdateien, die in der ersten Zeile eine Kopf-Definition der Datenfelder und ab der zweiten Zeile die eigentlichen Daten beinhalten. Datenfelder eines Datensatzes sind normalerweise mit Komma, Semikolon oder Tabulator getrennt. Wenn die Feldtrennzeichen auch innerhalb der eigentlichen Nutzdaten vorkommen, so müssen die Felder mit Anführungszeichen begrenzt werden.

XML-Dateien

XML-Dateien stellen eine elegante und effiziente Möglichkeit dar, um Daten mit mehrstufigen Hierarchien (1:n-Beziehungen) von einer Quelle zu beziehen. Mit einem InDesign-Plugin XML-Dateien mit mehreren Hundert Megabyte zu verarbeiten ist problemlos möglich. Zwischen Generieren der XML-Dateien und dem Einlesen kann allerdings etwas Zeit liegen.

JSON-Dateien (JavaScript Object Notation)

JSON-Dateien finden eher im Datenaustausch mit Web Services ihre Anwendung. Sie sind – wie XML-Dateien – eine elegante und effiziente Möglichkeit um strukturierte hierarchische Daten von einem Datenbanksystem an ein Plugin zu übertragen. 

Web Service (REST oder SOAP)

Ein Web Service ist ein Dienst, der Daten über http oder https zur Verfügung stellt. Dieser Dienst erhält seine Daten normalerweise aus einer Datenbank oder einem PIM-System.

Wenn ein InDesign-Plugin Daten von einem Web Service bezieht, liegt der große Vorteil in der Aktualität der Daten, da der Zugriff online stattfindet. Bei CSV-, XML- oder JSON-Daten liegt immer eine gewisse Zeitspanne zwischen Erstellen der Daten und dem Einlesen der Daten in das Plugin.

Nativer Datenbanktreiber

Für Microsoft SQL Server und MySQL gibt es es JavaScript Bibliotheken, die wir erfolgreich eingesetzt haben um direkt auf Datenbanken zuzugreifen. Der Vorteil ist wie beim Web Service die Aktualität der Daten, da der Zugriff online stattfindet.

Bei jedem Update der Datenbank stellt sich allerdings im Vorfeld die Frage, ob  anschließend der Zugriff vom Plugin auf die Datentabellen noch funktionieren wird. Man sollte deshalb die Vorteile und Nachteile genau abwägen.

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